IT-productiviteitstest: in hoeverre helpt jullie IT mee?
IT kan technisch prima werken en medewerkers toch iedere dag vertragen.
Een extra login. Zoeken naar een bestand. Wisselen tussen systemen. Even wachten tot een applicatie reageert. Geen van die dingen is op zichzelf een grote storing, maar als ze iedere dag terugkomen, kosten ze wel tijd en aandacht.
Kort antwoord:
Goede IT ondersteunt medewerkers bij hun dagelijkse werk met zo min mogelijk onnodige stappen, wachttijd en zoekwerk. Wil je weten of dat bij jullie zo is? Kies één veelvoorkomende taak en kijk stap voor stap waar IT helpt en waar het werk juist wordt vertraagd.
Doe de IT-productiviteitstest
Je hoeft niet meteen je complete IT-omgeving te onderzoeken.
Kies één taak die binnen je organisatie regelmatig wordt uitgevoerd. Bijvoorbeeld het verwerken van een order, voorbereiden van een klantafspraak, maken van een offerte of verwerken van een administratieve handeling.
Volg vervolgens eens hoe een medewerker die taak van begin tot eind uitvoert.
Check daarbij deze vijf vragen:
- Zijn er meerdere systemen nodig voor één taak?
- Moet informatie of bestanden op verschillende plekken worden gezocht?
- Moet een medewerker tussendoor opnieuw inloggen?
- Moet er regelmatig worden gewacht op systemen of bestanden?
- Zitten er handelingen tussen waarvan je denkt: kan dit niet eenvoudiger?
Iedere ‘ja’ is geen bewijs dat er direct een groot IT-probleem is.
Het is wél een signaal dat er mogelijk onnodige frictie in het werkproces zit.
Alles werkt. Maar werkt het ook makkelijk?
Dat verschil is belangrijk.
Een IT-omgeving kan technisch gewoon beschikbaar zijn. Er zijn geen storingen en systemen vallen niet uit.
Toch kan één taak onnodig veel tijd kosten als een medewerker tussen verschillende systemen moet schakelen, bestanden op meerdere plekken moet zoeken of regelmatig opnieuw moet inloggen.
Daarom zegt de vraag “werkt onze IT?” maar een deel van het verhaal.
Minstens zo belangrijk is:
Hoe makkelijk kunnen medewerkers ermee werken?
Dat zie je vaak beter wanneer je één compleet werkproces volgt dan wanneer je alleen naar storingen of technische meldingen kijkt.
Kleine vertragingen komen iedere dag terug
Het lastige aan dit soort productiviteitsverlies is dat afzonderlijke momenten vaak klein lijken.
Even zoeken.
Even wachten.
Even opnieuw inloggen.
Maar dezelfde handeling kan meerdere keren per dag terugkomen. En misschien niet bij één medewerker, maar bij een heel team.
Daarbij gaat het niet alleen om tijd. Iedere onderbreking vraagt ook opnieuw aandacht. Een medewerker moet weer terug naar de taak waar hij of zij mee bezig was.
Daarom is het verstandig om niet alleen te onderzoeken waar IT stukgaat, maar ook waar IT het dagelijkse werk structureel vertraagt.
Klaar voor ICT die wél werkt voor jou?
Wil je je ICT naar het volgende niveau tillen? Of gewoon even sparren over je ICT-behoeften? Wij staan voor je klaar met advies waar je écht wat aan hebt. Zonder gedoe, zonder vage praat. Gewoon helder, praktisch en afgestemd op jouw bedrijf. Laat van je horen – dan komen wij in actie.
Vraag het ook aan je medewerkers
Je medewerkers kunnen hierbij een belangrijke bron van informatie zijn.
Vraag niet alleen:
“Welke ICT-problemen heb je?”
Daar krijg je waarschijnlijk vooral storingen en technische problemen op terug.
Vraag eens:
“Waar verlies jij tijdens je werk tijd door IT?”
Dan krijg je mogelijk heel andere antwoorden.
Een handeling die onnodig ingewikkeld is. Een applicatie die traag reageert. Informatie die moeilijk vindbaar is. Of meerdere systemen die eigenlijk onderdeel zijn van één werkproces, maar niet prettig samenwerken.
Juist die antwoorden kunnen laten zien waar relatief kleine verbeteringen het dagelijkse werk makkelijker maken.
Begin niet automatisch met nieuwe technologie
Als je vertraging ontdekt, betekent dat niet meteen dat er nieuwe software of hardware nodig is.
Soms zit verbetering juist in eenvoud.
Minder stappen. Betere afspraken. Informatie op een logischere plek. Systemen die beter op elkaar aansluiten. Of een bestaand proces slimmer inrichten.
Ook een goed technisch plan levert pas resultaat op wanneer alle onderdelen in de praktijk samenwerken.
Begin daarom met inzicht voordat je oplossingen kiest.
- Waar verliest iemand tijd?
- Hoe vaak gebeurt dat?
- Welke medewerkers hebben ermee te maken?
- Welke stap voegt eigenlijk weinig toe?
- Kan het proces eenvoudiger worden ingericht?
Pas daarna kun je bepalen welke technische of organisatorische verbetering nodig is.
Goede IT helpt mee
Goede IT hoeft niet op te vallen.
Idealiter kan een medewerker gewoon aan het werk zonder voortdurend na te denken over systemen, logins, opslaglocaties of technische omwegen.
Daarom is de productiviteitstest vooral een eenvoudige manier om eens anders naar je IT te kijken.
Niet alleen vanuit de vraag of alles beschikbaar is.
Maar vanuit de vraag:
Helpt onze IT medewerkers daadwerkelijk om hun werk makkelijk te doen?
Kies eens één dagelijkse taak en loop hem samen met een medewerker door.
Waarschijnlijk zie je dan snel genoeg waar IT helpt en waar nog ruimte zit om het werk eenvoudiger te maken.
Meer weten of eens sparren?
Neem gerust vrijblijvend contact met ons op voor een kop koffie.
